Denúncia de irregularidades: o que é e por que é importante?
O canal de denúncias oferece a possibilidade de relatar, de forma confidencial, suspeitas de conduta inadequada em nossa organização. Qualquer pessoa pode fazer uma denúncia e mantê-la anônima.
Elematic busca alcançar transparência e um alto nível de ética nos negócios. Estamos comprometidos em atuar de forma responsável e de acordo com nossos valores e nosso Código de Conduta, bem como em cumprir as leis e as diretrizes e regulamentações das autoridades no âmbito dos negócios.
Quando é que se deve denunciar?
O canal de denúncias deve ser utilizado para alertar a organização sobre riscos graves de irregularidades ou violações relacionadas às nossas operações, à comunidade ou ao meio ambiente, incluindo violações que se enquadram no escopo da Diretiva da UE sobre a Proteção dos Denunciantes.
Uma pessoa que denuncia uma irregularidade não precisa ter provas concretas para manifestar uma suspeita.
IMPORTANTE
O canal de denúncias não é um sistema de notificação de emergências. Se o risco envolver vidas humanas, entre em contato com as autoridades.
Além disso, o canal não deve ser utilizado para consultas comerciais, reclamações de clientes ou solicitações de suporte técnico, nem para relatar problemas relacionados a disputas pessoais no ambiente de trabalho.
É proibida a denúncia deliberada de informações falsas ou mal-intencionadas. Observe que o uso indevido do serviço de denúncias constitui uma infração disciplinar grave.
Como denunciar irregularidades?
De forma anônima e confidencial, por meio do canal de denúncias.
Incentivamos qualquer pessoa que compartilhe suas suspeitas a revelar sua identidade. No entanto, caso deseje permanecer anônimo, o canal de denúncias oferece anonimato e confidencialidade.
A pessoa que envia a mensagem também permanece anônima no diálogo subsequente com os destinatários responsáveis pela denúncia.
ATENÇÃO
Ao fazer uma denúncia, não inclua informações pessoais confidenciais sobre ninguém mencionado em sua mensagem, a menos que seja absolutamente necessário para descrever sua preocupação.
Elematic O canal de denúncias é administrado pela Gurufield Oy, uma prestadora de serviços externa.
O processo de investigação
A equipe de denúncias
O acesso às mensagens recebidas por meio do nosso canal de denúncias é restrito a pessoas designadas com autoridade para lidar com casos de denúncias. Suas ações são registradas, e o tratamento dado às denúncias é confidencial.
Quando necessário, pessoas com conhecimentos especializados podem ser incluídas no processo de investigação. Essas pessoas têm acesso aos dados relevantes e também estão sujeitas à confidencialidade.
Se uma pessoa apresentar uma denúncia diretamente, entrando em contato com a equipe de denúncias pessoalmente, a mensagem será tratada de acordo com estas diretrizes.
Receber uma mensagem
Ao receber uma denúncia, a equipe responsável por denúncias decide se aceita ou rejeita a denúncia. Caso a denúncia seja aceita, serão tomadas as medidas adequadas para a investigação; consulte a seção “Investigação” abaixo.
A equipe de denúncias pode recusar-se a aceitar uma mensagem se:
a conduta alegada não constitui conduta passível de denúncia nos termos destas diretrizes de denúncia de irregularidades
não há informações suficientes para permitir uma investigação mais aprofundada
Caso uma denúncia aborde questões que não estejam abrangidas pelo escopo destas diretrizes de denúncia, a equipe responsável por denúncias deverá tomar as medidas adequadas para resolver a questão.
O notificador será informado do recebimento da notificação, e quaisquer perguntas adicionais serão feitas no prazo de 7 dias a partir do recebimento da notificação; o feedback será fornecido no prazo de 3 meses (ou, em casos especiais, no prazo máximo de 6 meses) a partir da data de recebimento do relatório.
Investigação
Todas as denúncias são tratadas de acordo com estas diretrizes para denúncias. Os seguintes princípios são aplicados na investigação:
Ninguém da equipe de denúncias, nem qualquer pessoa envolvida no processo de investigação, tentará identificar o denunciante.
A equipe de denúncias pode, quando necessário, enviar perguntas complementares por meio do canal de comunicação anônima.
Uma denúncia não será investigada por ninguém que possa estar envolvido ou ter qualquer ligação com o fato em questão.
As denúncias são tratadas de forma confidencial pelas partes envolvidas.
Proteção aos denunciantes no caso de denúncias não anônimas
Uma pessoa que expresse suspeitas ou receios genuínos de acordo com estas diretrizes não correrá o risco de perder o emprego nem de sofrer qualquer tipo de sanção ou prejuízo pessoal em consequência disso. Não importa se o denunciante estiver equivocado, desde que esteja agindo de boa-fé.
Tendo em vista a proteção da privacidade das pessoas contra as quais foram feitas as denúncias, bem como quaisquer outras questões relacionadas à confidencialidade, um denunciante não anônimo será mantido informado sobre os resultados da investigação das denúncias.
Em casos de supostas infrações penais, pode ser necessário revelar a identidade do denunciante durante o processo judicial.
Proteção de dados
Esta política baseia-se no RGPD da UE, na Diretiva da UE sobre a proteção de denunciantes e na legislação nacional sobre denúncias.
Para obter mais informações sobre o tratamento de dados pessoais no site Elematic, consulte nossa política de privacidade.
Exclusão de dados
Os dados pessoais incluídos nas mensagens de denúncia e na documentação da investigação são excluídos quando a investigação for concluída, exceto nos casos em que os dados pessoais devam ser mantidos de acordo com outras leis aplicáveis. A exclusão definitiva é realizada 30 dias após a conclusão da investigação.
Responsável pelo tratamento de dados pessoais
Elematic O Grupo é responsável pelos dados pessoais tratados no âmbito do serviço de denúncias.
Subcontratado de tratamento de dados pessoais
A Gurufield Oy é responsável pelo aplicativo de denúncias, incluindo o processamento das mensagens de denúncia. Nem a Gurufield Oy nem quaisquer subfornecedores têm acesso às mensagens.
NOSSA POLÍTICA DE PRIVACIDADE
Todas as empresas do grupo “ Elematic ” estão comprometidas com a proteção de sua privacidade e tratarão seus dados pessoais de acordo com a legislação pertinente em matéria de proteção de dados (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE, RGPD) e com as boas práticas de tratamento de dados.