Denúncia de irregularidades no Grupo Elematic

Denúncia de irregularidades: O que é e por que é importante?

O canal de denúncias oferece a possibilidade de relatar confidencialmente suspeitas de má conduta em nossa organização. Qualquer pessoa pode fazer a denúncia e de forma anônima.

Elematic se esforça para alcançar transparência e alto nível de ética nos negócios. Estamos comprometidos em operar de forma responsável e de acordo com nossos valores e com o Código de Conduta, e em cumprir as leis e as diretrizes e regulamentações das autoridades no negócio.

Quando apitar?

O canal de denúncias deve ser usado para alertar a organização sobre riscos graves de irregularidades ou violações relacionadas às nossas operações, à comunidade ou ao meio ambiente, inclusive violação da UE.

Uma pessoa que faz uma denúncia não precisa ter provas concretas para expressar uma suspeita.

IMPORTANTE

O canal Whistleblowing não é um sistema de notificação de emergência. Se o risco se referir à vida humana, entre em contato com as autoridades.

Além disso, o canal não deve ser usado para consultas comerciais, reclamações de clientes ou solicitações de suporte a produtos, nem para relatar problemas relacionados a disputas pessoais no local de trabalho.

A comunicação deliberada de informações falsas ou maliciosas é proibida. Observe que o abuso do serviço de denúncia de irregularidades é uma questão disciplinar séria.

Como fazer a denúncia?

De forma anônima e confidencial, por meio do canal de denúncias.

DENUNCIAR MÁ CONDUTA

 

Incentivamos qualquer pessoa que compartilhe suas suspeitas a ser aberta com sua identidade. No entanto, se desejar permanecer anônimo, o canal Whistleblowing oferece anonimato e confidencialidade.

Todas as mensagens enviadas pelo canal Whistleblowing são criptografadas. A First Whistle exclui todos os metadados, inclusive os endereços IP. A pessoa que envia a mensagem também permanece anônima no diálogo subsequente com os receptores responsáveis da denúncia.

OBSERVE

Ao fazer uma denúncia, não inclua informações pessoais confidenciais sobre qualquer pessoa mencionada em sua mensagem se isso não for absolutamente necessário para descrever sua preocupação.

O canal de denúncias Elematic é administrado pelo First Whistle powered by Juuriharja Oy, um provedor de serviços externo.

O processo de investigação

A equipe de denúncias

O acesso às mensagens recebidas por meio de nosso canal de denúncias é restrito a indivíduos designados com autoridade para lidar com casos de denúncias. Suas ações são registradas e o tratamento é confidencial.

Quando necessário, indivíduos que possam acrescentar conhecimento especializado podem ser incluídos no processo de investigação. Essas pessoas podem acessar dados relevantes e também estão vinculadas à confidencialidade.

Se uma pessoa manifestar uma preocupação diretamente entrando em contato com a equipe de denúncias pessoalmente, a mensagem será tratada de acordo com estas diretrizes.

Recebimento de uma mensagem

Ao receber uma mensagem, a equipe de denúncias decide se aceita ou recusa a mensagem. Se a mensagem for aceita, serão tomadas as medidas apropriadas para investigação; consulte "Investigação" abaixo.

A equipe de denúncias pode recusar-se a aceitar uma mensagem se:

• a conduta alegada não é uma conduta relatável de acordo com estas diretrizes de denúncia
• não há informações suficientes para permitir uma investigação mais aprofundada

Se uma mensagem incluir questões não cobertas pelo escopo destas diretrizes de denúncia, a equipe de denúncia deve tomar as medidas apropriadas para resolver o problema.

O notificador será notificado do recebimento da notificação e quaisquer perguntas adicionais serão feitas no prazo de 7 dias após o recebimento da notificação, e o feedback será dado no prazo de 3 meses (ou, em casos especiais, no prazo máximo de 6 meses) após a data de recebimento do relatório.

Investigação

Todas as mensagens são tratadas de acordo com estas diretrizes de denúncia de irregularidades. Os seguintes princípios são aplicados na investigação:

•  Ninguém da equipe de denúncia, ou qualquer pessoa que participe do processo de investigação, tentará identificar o denunciante.
• A equipe de denúncia pode, quando necessário, enviar perguntas de acompanhamento por meio do canal de comunicação anônima.
• Uma mensagem não será investigada por ninguém que possa estar envolvido ou conectado à dúvida.
• As mensagens de denúncia são tratadas confidencialmente pelas partes envolvidas.

Proteção do denunciante no caso de denúncias não anônimas

Uma pessoa que expresse suspeita ou desconfiança genuína de acordo com essas diretrizes não correrá o risco de perder seu emprego ou sofrer qualquer tipo de sanção ou desvantagem pessoal como resultado. Não importa se o denunciante estiver enganado, desde que esteja agindo de boa-fé.

Sujeito à consideração da privacidade daqueles contra os quais as alegações foram feitas e a quaisquer outras questões de confidencialidade, um denunciante não anônimo será mantido informado sobre os resultados da investigação das alegações.

Em casos de supostas infrações criminais, a identidade do denunciante pode precisar ser divulgada durante os procedimentos judiciais.

Proteção de dados

Esta política se baseia no GDPR da UE, na Diretiva da UE sobre proteção de denunciantes e na legislação nacional sobre denúncias.

Para obter mais informações sobre o manuseio de dados pessoais na Elematic, visite nossa política de privacidade.

Exclusão de dados

Os dados pessoais incluídos em uma mensagem de denúncia e na documentação de investigação são excluídos quando a investigação é concluída, com exceção dos casos em que os dados pessoais devem ser mantidos de acordo com outras leis aplicáveis. A exclusão permanente é realizada 30 dias após a conclusão da investigação.

Controlador de dados pessoais

O Elematic Group é responsável pelos dados pessoais processados no âmbito do serviço de denúncia de irregularidades.

Processador de dados pessoais

A Juuriharja Oy é responsável pelo aplicativo de denúncias, incluindo o processamento de dados criptografados, como mensagens de denúncias. Nem a Juuriharja nem os subfornecedores podem descriptografar e ler as mensagens. Dessa forma, nem a Juuriharja nem seus subprocessadores têm acesso ao conteúdo legível.