Информирование о нарушениях: что это такое и почему это важно?
Канал для сообщения о нарушениях позволяет конфиденциально сообщать о подозрениях в неправомерных действиях в нашей организации. Любой желающий может подать такое сообщение, причём анонимно.
Elematic стремится обеспечить прозрачность и высокий уровень деловой этики. Мы обязуемся вести свою деятельность ответственно и в соответствии с нашими ценностями и Кодексом поведения, а также соблюдать законы и директивы и нормативные акты компетентных органов в сфере бизнеса.
Когда нужно дать сигнал?
Канал для сообщений о нарушениях предназначен для информирования организации о серьезных рисках правонарушений или нарушений, связанных с нашей деятельностью, сообществом или окружающей средой, включая нарушения, подпадающие под действие Директивы ЕС о защите лиц, сообщающих о нарушениях.
Человеку, сообщающему о нарушениях, не обязательно иметь веские доказательства, чтобы высказать подозрение.
ВАЖНО
Канал «Whistleblowing» не является системой оповещения о чрезвычайных ситуациях. Если риск угрожает жизни людей, пожалуйста, обратитесь в соответствующие органы.
Кроме того, этот канал не следует использовать для деловых запросов, жалоб клиентов или обращений в службу поддержки, а также для сообщения о проблемах, связанных с личными конфликтами на рабочем месте.
Запрещается умышленное предоставление ложной или злонамеренной информации. Обратите внимание, что злоупотребление системой информирования о нарушениях является серьезным дисциплинарным проступком.
Как подать сигнал о нарушении?
Анонимно и конфиденциально через канал для сообщений о нарушениях.
Мы призываем всех, кто делится своими подозрениями, открыто указывать свою личность. Однако если вы желаете сохранить анонимность, канал «Whistleblowing» гарантирует вам анонимность и конфиденциальность.
Лицо, отправившее сообщение, также сохраняет анонимность в последующем диалоге с ответственными лицами, получающими данное сообщение.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Когда вы подаете сигнал о нарушении, не указывайте конфиденциальную личную информацию о ком-либо из упомянутых в вашем сообщении лиц, если это не является абсолютно необходимым для описания вашей проблемы.
Elematic Канал для сообщения о нарушениях находится в ведении компании Gurufield Oy, внешнего поставщика услуг.
Процесс расследования
Группа по работе с сообщениями о нарушениях
Доступ к сообщениям, поступающим через наш канал для сообщений о нарушениях, ограничен кругом уполномоченных лиц, наделенных полномочиями по рассмотрению таких сообщений. Их действия фиксируются в журнале, а процесс рассмотрения носит конфиденциальный характер.
При необходимости в процесс расследования могут быть привлечены специалисты, способные внести свой профессиональный вклад. Эти лица имеют доступ к соответствующим данным и также обязаны соблюдать конфиденциальность.
Если человек обращается с сообщением о нарушении напрямую, лично связавшись с группой по работе с сообщениями о нарушениях, его сообщение рассматривается в соответствии с настоящими рекомендациями.
Получение сообщения
После получения сообщения группа по работе с сообщениями о нарушениях принимает решение о его принятии или отклонении. В случае принятия сообщения будут предприняты соответствующие меры по расследованию; см. раздел «Расследование» ниже.
Группа по работе с сообщениями о нарушениях может отказаться принять сообщение, если:
указанное поведение не подпадает под категорию действий, подлежащих сообщению в соответствии с настоящими Руководящими принципами по вопросам информирования о нарушениях
информации недостаточно для проведения дальнейшего расследования
Если в сообщении затрагиваются вопросы, выходящие за рамки настоящих руководящих принципов по вопросам информирования о нарушениях, группа по работе с сообщениями о нарушениях должна принять соответствующие меры для решения данной проблемы.
Лицо, подавшее уведомление, получит подтверждение о его получении; любые дополнительные вопросы будут заданы в течение 7 дней с момента получения уведомления, а ответ будет предоставлен в течение 3 месяцев (или, в особых случаях, не позднее чем через 6 месяцев) с даты получения отчета.
Расследование
Все сообщения рассматриваются в соответствии с настоящими Руководящими принципами по вопросам информирования о нарушениях. При проведении расследования соблюдаются следующие принципы:
Никто из сотрудников группы по работе с сообщениями об нарушениях, а также никто из лиц, участвующих в процессе расследования, не будет пытаться установить личность лица, сообщившего о нарушении.
Группа по работе с сообщениями о нарушениях может при необходимости задавать дополнительные вопросы через канал анонимной связи.
Сообщение не будет расследовано ни одним лицом, которое может быть причастно к данному инциденту или иметь к нему какое-либо отношение.
Сообщения об обнаружении нарушений обрабатываются участниками процесса в режиме конфиденциальности.
Защита информаторов в случае неанонимного сообщения о нарушениях
Лицо, выражающее обоснованные подозрения или опасения в соответствии с настоящими руководящими принципами, не подвергнется риску потери работы или каких-либо санкций či личных неудобств в результате этого. Не имеет значения, ошибается ли информатор, при условии, что он или она действует добросовестно.
С учетом необходимости соблюдения конфиденциальности лиц, в отношении которых были выдвинуты обвинения, а также с учетом любых других вопросов, связанных с конфиденциальностью, информатор, раскрывший свою личность, будет информироваться о результатах расследования по данным обвинениям.
В случаях предполагаемых уголовных преступлений личность информатора может потребоваться раскрыть в ходе судебного разбирательства.
Защита данных
Данная политика основана на Общем регламенте по защите данных (GDPR) ЕС, Директиве ЕС о защите информаторов и национальном законодательстве в области информирования о нарушениях.
Для получения дополнительной информации об обработке персональных данных на сайте Elematic ознакомьтесь с нашей политикой конфиденциальности.
Удаление данных
Персональные данные, содержащиеся в сообщениях об обнаружении нарушений и в документации по расследованию, удаляются по завершении расследования, за исключением случаев, когда хранение персональных данных требуется в соответствии с другими применимыми законами. Окончательное удаление производится через 30 дней после завершения расследования.
Оператор персональных данных
Elematic Группа несет ответственность за персональные данные, обрабатываемые в рамках службы по приему сообщений о нарушениях.
Организация, осуществляющая обработку персональных данных
Компания Gurufield Oy отвечает за работу приложения для подачи сообщений о нарушениях, включая обработку таких сообщений. Ни компания Gurufield Oy, ни какие-либо субподрядчики не имеют доступа к содержанию сообщений.
НАША ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
Все компании, входящие в группу « Elematic », обязуются защищать вашу конфиденциальность и будут обрабатывать ваши персональные данные в соответствии с действующим законодательством о защите данных (Общий регламент по защите данных ЕС, GDPR) и надлежащими практиками обработки данных.