Elematic Whistleblowing in der Gruppe

Whistleblowing: Was ist das und warum ist es wichtig?

Der Whistleblowing-Kanal bietet eine Möglichkeit, Verdachtsfälle von Fehlverhalten in unserer Organisation vertraulich zu melden. Jeder kann Whistleblowing betreiben und dies anonym tun.

Elematic strebt nach Transparenz und einem hohen Maß an Geschäftsethik. Wir verpflichten uns, verantwortungsbewusst und in Übereinstimmung mit unseren Werten und unserem Verhaltenskodex zu handeln und die Gesetze und behördlichen Richtlinien und Vorschriften im Geschäftsleben einzuhalten.

Wann sollte man pfeifen?

Der Whistleblowing-Kanal soll dazu dienen, die Organisation auf ernsthafte Risiken von Fehlverhalten oder Verstößen in Bezug auf unsere Tätigkeiten, die Gemeinschaft oder die Umwelt, einschließlich Verstößen gegen die EU, aufmerksam zu machen.

Eine Person, die einen Verdacht äußert, muss nicht über stichhaltige Beweise verfügen, um einen Verdacht zu äußern.

WICHTIG

Der Whistleblowing-Kanal ist kein Notrufsystem. Wenn die Gefahr für Menschenleben besteht, wenden Sie sich bitte an die Behörden.

Außerdem sollte der Kanal nicht für geschäftliche Anfragen, Kundenbeschwerden oder Produktunterstützungsanfragen oder zur Meldung von Problemen im Zusammenhang mit persönlichen Streitigkeiten am Arbeitsplatz genutzt werden.

Die vorsätzliche Weitergabe falscher oder böswilliger Informationen ist verboten. Bitte beachten Sie, dass der Missbrauch des Whistleblowing-Dienstes eine ernste disziplinarische Angelegenheit darstellt.

Wie pfeift man die Sache aus?

Anonym und vertraulich über den Whistleblowing-Kanal.

FEHLVERHALTEN MELDEN

 

Wir ermutigen jeden, der seinen Verdacht mitteilt, seine Identität offen zu nennen. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, bietet der Whistleblowing-Kanal Anonymität und Vertraulichkeit.

Alle Nachrichten, die über den Whistleblowing-Kanal gesendet werden, sind verschlüsselt. First Whistle löscht alle Metadaten, einschließlich der IP-Adressen. Der Absender der Meldung bleibt auch im anschließenden Dialog mit den zuständigen Empfängern der Meldung anonym.

BITTE BEACHTEN

Wenn Sie die Sache melden, sollten Sie keine sensiblen persönlichen Informationen über die betreffenden Personen in Ihrer Nachricht angeben, wenn dies nicht unbedingt notwendig ist, um Ihr Anliegen zu beschreiben.

Elematic Der Whistleblowing-Kanal wird von First Whistle powered by Juuriharja Oy, einem externen Dienstleistungsanbieter, verwaltet.

Der Untersuchungsprozess

Das Whistleblowing-Team

Der Zugang zu Meldungen, die über unseren Whistleblowing-Kanal eingehen, ist auf ernannte Personen beschränkt, die befugt sind, Whistleblowing-Fälle zu bearbeiten. Ihre Handlungen werden protokolliert, und die Bearbeitung ist vertraulich.

Bei Bedarf können Personen, die zusätzliches Fachwissen beisteuern können, in den Untersuchungsprozess einbezogen werden. Diese Personen haben Zugang zu relevanten Daten und sind ebenfalls zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Wenn eine Person ihre Bedenken direkt äußert, indem sie sich persönlich an das Whistleblowing-Team wendet, wird die Nachricht gemäß diesen Leitlinien behandelt.

Empfang einer Nachricht

Nach Erhalt einer Meldung entscheidet das Whistleblowing-Team, ob es die Meldung annimmt oder ablehnt. Wenn die Meldung angenommen wird, werden geeignete Maßnahmen zur Untersuchung ergriffen (siehe "Untersuchung" unten).

Das Whistleblowing-Team kann die Annahme einer Meldung ablehnen, wenn:

• das mutmaßliche Verhalten ist kein meldepflichtiges Verhalten im Sinne dieser Whistleblowing-Leitlinien
• keine ausreichenden Informationen für eine weitere Untersuchung vorliegen

Wenn eine Meldung Fragen enthält, die nicht in den Anwendungsbereich dieser Whistleblowing-Leitlinien fallen, sollte das Whistleblowing-Team geeignete Maßnahmen ergreifen, um das Problem zu lösen.

Der Anmelder wird innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt der Meldung über den Eingang der Meldung informiert und erhält innerhalb von 3 Monaten (oder in besonderen Fällen innerhalb von maximal 6 Monaten) nach Erhalt der Meldung eine Rückmeldung.

Untersuchung

Alle Meldungen werden im Einklang mit diesen Whistleblowing-Leitlinien behandelt. Bei der Untersuchung werden die folgenden Grundsätze angewandt:

•  Niemand aus dem Whistleblowing-Team oder jemand, der an der Untersuchung beteiligt ist, wird versuchen, den Hinweisgeber zu identifizieren.
• Das Whistleblowing-Team kann bei Bedarf über den Kanal für anonyme Kommunikation Folgefragen stellen.
• Eine Nachricht wird von niemandem untersucht, der mit dem Misstrauen zu tun hat oder damit in Verbindung steht.
• Whistleblowing-Meldungen werden von den beteiligten Parteien vertraulich behandelt.

Schutz von Hinweisgebern bei nicht anonymen Hinweisen (Whistleblowing)

Eine Person, die einen echten Verdacht oder ein echtes Misstrauen im Sinne dieser Leitlinien äußert, läuft nicht Gefahr, ihren Arbeitsplatz zu verlieren oder in irgendeiner Form Sanktionen oder persönliche Nachteile zu erleiden. Es spielt keine Rolle, ob der Hinweisgeber sich irrt, vorausgesetzt, er handelt in gutem Glauben.

Vorbehaltlich der Berücksichtigung der Privatsphäre der Personen, gegen die Anschuldigungen erhoben wurden, und anderer Fragen der Vertraulichkeit wird ein nicht anonymer Hinweisgeber über die Ergebnisse der Untersuchung der Anschuldigungen informiert.

Bei mutmaßlichen Straftaten muss die Identität des Hinweisgebers möglicherweise während eines Gerichtsverfahrens offengelegt werden.

Datenschutz

Diese Politik stützt sich auf die EU-Grundverordnung, die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern und die nationalen Rechtsvorschriften zum Whistleblowing.

Weitere Informationen über den Umgang mit personenbezogenen Daten bei Elematic finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie.

Löschung von Daten

Personenbezogene Daten, die in einer Whistleblowing-Meldung und in der Untersuchungsdokumentation enthalten sind, werden gelöscht, wenn die Untersuchung abgeschlossen ist, es sei denn, personenbezogene Daten müssen gemäß anderen geltenden Gesetzen aufbewahrt werden. Die endgültige Löschung erfolgt 30 Tage nach Abschluss der Untersuchung.

Verantwortlicher für personenbezogene Daten

Elematic Gruppe ist verantwortlich für die im Rahmen des Whistleblowing-Dienstes verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Verarbeiter personenbezogener Daten

Juuriharja Oy ist verantwortlich für die Whistleblowing-Anwendung, einschließlich der Verarbeitung verschlüsselter Daten, wie z. B. Whistleblowing-Nachrichten. Weder Juuriharja noch Unterauftragsverarbeiter können Nachrichten entschlüsseln und lesen. Daher haben weder Juuriharja noch seine Unterauftragsverarbeiter Zugang zu lesbaren Inhalten.