Whistleblowing: Was ist das und warum ist es wichtig?
Der Whistleblowing-Kanal bietet die Möglichkeit, Verdachtsfälle von Fehlverhalten in unserer Organisation vertraulich zu melden. Jeder kann eine Meldung machen und dabei anonym bleiben.
Elematic strebt nach Transparenz und einem hohen Maß an Geschäftsethik. Wir verpflichten uns, verantwortungsbewusst und im Einklang mit unseren Werten und unserem Verhaltenskodex zu handeln sowie die Gesetze und die Richtlinien und Vorschriften der Behörden in unserem Geschäftsbetrieb einzuhalten.
Wann sollte man Alarm schlagen?
Der Whistleblowing-Kanal dient dazu, die Organisation auf schwerwiegende Risiken von Fehlverhalten oder Verstößen im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit, unserer Gemeinschaft oder unserer Umwelt hinzuweisen, einschließlich Verstößen, die in den Anwendungsbereich der EU-Whistleblower-Schutzrichtlinie fallen.
Wer einen Missstand meldet, muss keine stichhaltigen Beweise vorlegen, um einen Verdacht zu äußern.
WICHTIG
Der Whistleblowing-Kanal ist kein Notfallmeldesystem. Wenn die Gefahr Menschenleben betrifft, wenden Sie sich bitte an die Behörden.
Darüber hinaus sollte dieser Kanal nicht für geschäftliche Anfragen, Kundenbeschwerden oder Supportanfragen zu Produkten genutzt werden, ebenso wenig wie zur Meldung von Problemen im Zusammenhang mit persönlichen Streitigkeiten am Arbeitsplatz.
Die vorsätzliche Meldung falscher oder böswilliger Informationen ist untersagt. Bitte beachten Sie, dass der Missbrauch des Whistleblowing-Dienstes einen schwerwiegenden Disziplinarverstoß darstellt.
Wie kann man Missstände melden?
Anonym und vertraulich über den Whistleblowing-Kanal.
Wir ermutigen alle, die uns ihre Verdachtsmomente mitteilen, offen mit ihrer Identität umzugehen. Sollten Sie jedoch anonym bleiben wollen, gewährleistet der Whistleblowing-Kanal Anonymität und Vertraulichkeit.
Auch im anschließenden Dialog mit den für die Meldung zuständigen Empfängern bleibt die Person, die die Meldung gesendet hat, anonym.
BITTE BEACHTEN SIE
Wenn Sie einen Missstand melden, geben Sie bitte keine sensiblen personenbezogenen Daten zu den in Ihrer Meldung genannten Personen an, sofern dies für die Schilderung Ihres Anliegens nicht unbedingt erforderlich ist.
Der Elematic-Whistleblowing-Kanal wird von Gurufield Oy, einem externen Dienstleister, verwaltet.
Der Ermittlungsprozess
Das Whistleblowing-Team
Der Zugriff auf Meldungen, die über unseren Whistleblowing-Kanal eingehen, ist auf bestimmte Personen beschränkt, die zur Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen befugt sind. Ihre Handlungen werden protokolliert, und die Bearbeitung erfolgt vertraulich.
Bei Bedarf können Personen, die Fachwissen einbringen können, in den Untersuchungsprozess einbezogen werden. Diese Personen haben Zugriff auf relevante Daten und unterliegen ebenfalls der Geheimhaltungspflicht.
Wenn eine Person ein Anliegen direkt vorbringt, indem sie sich persönlich an das Whistleblowing-Team wendet, wird die Meldung gemäß diesen Richtlinien behandelt.
Eine Nachricht erhalten
Nach Eingang einer Meldung entscheidet das Whistleblowing-Team, ob die Meldung angenommen oder abgelehnt wird. Wird die Meldung angenommen, werden geeignete Maßnahmen zur Untersuchung ergriffen; siehe hierzu den Abschnitt „Untersuchung“ weiter unten.
Das Whistleblowing-Team kann die Entgegennahme einer Meldung ablehnen, wenn:
Das mutmaßliche Verhalten stellt kein meldepflichtiges Verhalten im Sinne dieser Whistleblowing-Richtlinien dar.
Es liegen nicht genügend Informationen vor, um weitere Untersuchungen durchzuführen.
Sollte eine Meldung Sachverhalte enthalten, die nicht in den Geltungsbereich dieser Whistleblowing-Richtlinien fallen, sollte das Whistleblowing-Team geeignete Maßnahmen ergreifen, um das Problem zu lösen.
Der Anmelder wird über den Eingang der Anmeldung informiert; etwaige Rückfragen werden innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Anmeldung gestellt, und eine Rückmeldung erfolgt innerhalb von 3 Monaten (oder in besonderen Fällen innerhalb von maximal 6 Monaten) ab dem Datum des Eingangs der Anmeldung.
Untersuchung
Alle Meldungen werden gemäß diesen Whistleblowing-Richtlinien behandelt. Bei der Untersuchung werden die folgenden Grundsätze angewendet:
Weder Mitglieder des Whistleblowing-Teams noch andere am Untersuchungsprozess beteiligte Personen werden versuchen, die Identität des Hinweisgebers festzustellen.
Das Whistleblowing-Team kann bei Bedarf über den Kanal für anonyme Kommunikation Folgefragen stellen.
Eine Meldung wird nicht von Personen untersucht, die möglicherweise an dem Verdachtsfall beteiligt sind oder damit in Verbindung stehen.
Whistleblowing-Meldungen werden von den beteiligten Parteien vertraulich behandelt.
Whistleblower-Schutz bei nicht-anonymen Meldungen
Eine Person, die gemäß diesen Richtlinien berechtigten Verdacht oder Bedenken äußert, muss nicht befürchten, ihren Arbeitsplatz zu verlieren oder infolgedessen Sanktionen oder persönliche Nachteile zu erleiden. Es spielt keine Rolle, ob sich der Hinweisgeber irrt, sofern er in gutem Glauben handelt.
Unter Berücksichtigung des Datenschutzes der Personen, gegen die Vorwürfe erhoben wurden, sowie etwaiger weiterer Vertraulichkeitsaspekte wird ein nicht anonym auftretender Hinweisgeber über die Ergebnisse der Untersuchung der Vorwürfe auf dem Laufenden gehalten.
Bei mutmaßlichen Straftaten kann es erforderlich sein, die Identität des Hinweisgebers im Rahmen eines Gerichtsverfahrens offenzulegen.
Datenschutz
Diese Richtlinie stützt sich auf die EU-DSGVO, die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern und die nationalen Rechtsvorschriften zum Thema Whistleblowing.
Weitere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten bei Elematic finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Datenlöschung
Personenbezogene Daten, die in Whistleblowing-Meldungen und Untersuchungsunterlagen enthalten sind, werden nach Abschluss der Untersuchung gelöscht, es sei denn, die Aufbewahrung dieser personenbezogenen Daten ist aufgrund anderer geltender Gesetze vorgeschrieben. Die endgültige Löschung erfolgt 30 Tage nach Abschluss der Untersuchung.
Verantwortlicher für personenbezogene Daten
Die Elematic-Gruppe ist für die im Rahmen des Whistleblowing-Dienstes verarbeiteten personenbezogenen Daten verantwortlich.
Auftragsverarbeiter
Gurufield Oy ist für die Whistleblowing-Anwendung verantwortlich, einschließlich der Bearbeitung von Whistleblowing-Meldungen. Weder Gurufield Oy noch etwaige Unterauftragnehmer können die Meldungen einsehen.
UNSERE DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Alle Elematic verpflichten sich, Ihre Privatsphäre zu schützen, und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit der einschlägigen Datenschutzgesetzgebung (EU General Data Privacy Act, GDPR) und guter Datenverarbeitungspraxis.